ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان

این فاکتور که، یک فاکتور رسمی و تایید شده توسط هر دو طرف، خریدار و فروشنده، می باشد یک فاکتور رسمی و تایید شده است. به هنگام واردات و صادرات کالا ها نیز، فاکتورهای رسمی وجود دارند. ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان کالا ها موضوعی است که، در این مبحث به بررسی آن می پردازیم.

امروزه شاهد مکانیزه شدن امور اداری و مالی در تمامی شرکت ها، نهادها و فروشگاه ها هستیم. در صورت خرید از هر یک از این ارگان ها فاکتوری تحویل فرد می شود که، این فاکتور در پایان دوره های مالی به اداره دارایی ارائه می گردد.

فاکتور رسمی چیست؟

در ابتدای مبحث ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان ابتدا، فاکتور رسمی را، شرح می دهیم. همه افراد به هنگام خرید برخی از محصولات یک عدد برگ کاغذی تحت عنوان فاکتور دریافت می نمایند که، برخی از اطلاعات ویژه بر روی آن قید شده است.

برای مثال، به هنگام مراجعه به یک فروشگاه لوازم خانگی و پس از اقدام به خرید شما یک فاکتور از طرف فروشنده دریافت می نمایید. این فاکتور حاوی اطلاعاتی از قبیل شماره فاکتور، تاریخ خرید، تعداد وسایل، مبلغ واحد و جمع کل خرید را، شامل می باشد.

در نهایت این فاکتور توسط فروشنده ممهور به مهر فروشگاه می گردد تا، صحت و سقم آن تایید شود. با کمک انواع نرم افزارهای حسابداری موجود، می توان انواع فاکتورها، پیش فاکتور ها، فاکتور های رسمی و همچنین، فاکتور های فروشگاهی را، صادر نمود.

پیش از ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان بایستی کلیه مشخصات و اطلاعات مربوط به شخص حقیقی و یا حقوقی وارد کننده و یا صادر کننده و همچنین، کلیه اقلام و کالاهای خرید و فروش شده درون فاکتور به طور دقیق و با جزئیات کامل قید شوند.

مشخصات فاکتورهای صادر شده به چه صورتی می باشد؟

ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان بر روی یک کاغذ با مشخصات و ویژگی های مشخص و ویژه ای صورت می گیرد. برخی از این مشخصات اختیاری بوده و بنا به درخواست شخص حقیقی و یا حقوقی قابل تغییر است. برخی از ویژگی فاکتورهای رسمی به شرح ذیل می باشند؛

• کاغذ های تحریر ٨٠ گرمی و همچنین، کاغذهای تحریر ۶٠ گرمی دو نمونه کاغذهای مختلف برای استفاده در صدور فاکتور هستند. کاغذ ٨٠ گرمی قابلیت استفاده درون پرینتر را، دارا می باشد. در حالی که، کاغذ تحریر ۶٠ گرمی کاملا مناسب برای نوشتار دستی است.
• درج اطلاعات مهم فروشنده و یا خریدار در صادرات و واردات، بر روی کاغذ بسیار ضروری و حایز اهمیت است. اطلاعاتی همچون، نام شخص، تاریخ، کد ملی و شماره اقتصادی از این قبیل اطلاعات می باشند.
• پس از صدور ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان مهر و امضای فاکتور امری بسیار ضروری و الزامی بوده و همچنین، مهر و امضا به هیچ وجه نباید مخدوش باشد.
• ابعاد کاغذ فاکتور نیز امر مهم دیگری در رابطه با مشخصات فاکتورهای رسمی می باشد. ابعاد فاکتورها را، به طور معمول در ابعاد کاغذ A4 در نظر می گیرند. در صورت نیاز این ابعاد قابل تغییر به سایز A5 نیز می باشد. ولیکن، ابعاد A4 رسمی و متداول تر است.
• تعداد برگ های چاپ شده در دو نسخه و گاهی در سه نسخه صورت می گیرد که، این امر نیز بنا به درخواست شخص فرد حقیقی و یا حقوقی قابل تغییر است.

تفاوت فاکتورهای رسمی و غیر رسمی در چه مواردی است؟

ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان و سایر اشخاص حقیقی و حقوقی دارای برخی تفاوت ها با فاکتورهای غیر رسمی می باشد. در وهله اول صدور فاکتور رسمی مستلزم پیروی از قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی هر کشوری می باشد.

در وهله دوم صدور فاکتور رسمی قابل پیگیری بوده و می توان از این فاکتور برای امور دارایی و همچنین، تحویل به اداره دارایی بهره گرفت. حال آن که، فاکتورهای غیر رسمی ارزش قانونی نداشته و قابل تحویل به اداره دارایی نمی باشد.

علاوه بر تمامی این موارد، فاکتورهای رسمی و غیر رسمی در شکل ظاهری نیز دارای تفاوت های با یک دیگر می باشند. برای مثال، مبلغ واریزی در فاکتورهای رسمی و غیر رسمی با یک دیگر متفاوت هستند. همچنین، شماره حساب فاکتور رسمی و غیر رسمی دارای تفاوت های عمده ای با هم دیگر می باشند.

ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان کاملا متفاوت تر از فاکتورهای غیر رسمی می باشد. بنابر اهمیت فاکتورهای رسمی و قابلیت استفاده از آن ها در اداره دارایی، بایستی حتما از این نوع فاکتورهای برای مقاصد تجاری استفاده نمود.

بیشتر بخوانید: شرایط بخشودگی جرایم مالیاتی 

برای صدور فاکتورهای رسمی چه اطلاعاتی مورد نیاز می باشد؟

به منظور صدور و ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان و همچنین، سایر اشخاص و ارگان ها برخی از اطلاعات و دیتاها ضروری است و به هنگام صدور فاکتور حتما بایستی بر روی آن قید شوند. در ادامه با برخی از این اطلاعات مورد نیاز، آشنا می شویم.

اولین وبدیهی ترین اطلاعات نام و اسم کامل شرکت و کمپانی است که، حتما باید بر روی فاکتور درج شود و مبین مالکیت کمپانی نسبت به این فاکتور صادر شده می باشد. در وهله دوم آدرس کامل، دقیق به همراه کد پستی شرکت و یا مجموعه است.

کد اقتصادی یک شماره چند رقمی و مخصوص همان کمپانی و یا مجموعه است. شماره اقتصادی نیز حتما باید بر روی فاکتور به طور کامل درج شود. نوعی شماره اختصاصی دیگر برای کمپانی ها و افراد. حقیقی و حقوقی به نام شناسه ملی نیز وجود دارد که، حتما بایستی بر روی فاکتور رسمی قید شود.

همچنین، به منظور ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان به شماره ثبت شرکت و مجموعه نیاز پیدا می شود و در نهایت شماره تلفن ثابت شرکت و مجموعه نیز باید بر روی فاکتور رسمی آن مجموعه قید شود. وجود تمامی این اطلاعات بر روی فاکتور امری بدیهی و ضروری است.

برخورداری از یک فاکتور رسمی به شما کمک می کند تا، در صورت وقوع هر گونه سودجویی و یا کلاهبرداری در امان بوده و بتوانید به بهترین شکل ممکن این گونه اتفاق های ناگوار را، از طریق قانون پیگیری نمایید.

کلام پایانی

مجموعه هخامنش به صورت کاملا حرفه ای به ارائه فاکتور رسمی به وارد کنندگان و صادر کنندگان و سایر شخصیت های حقیقی و حقوقی می پردازد. صدور کلیه فاکتور های رسمی و غیر رسمی برای کلیه شرکت های خصوصی و دولتی توسط مجموعه هخامنش صورت می گیرد.

در صورت نیاز به داشتن فاکتورهای رسمی و غیر رسمی در ابعاد و پارامترهای ظاهری مختلف به راحتی و از طریق تماس با مجموعه هخامنش می توانید نسبت به ثبت سفارش فاکتورهای رسمی و غیر رسمی خود اقدام نمایید.